法定保存期間(人事労務書類)
人事労務関係書類の法定保存期間を「４年以上(長期)」、「３年」、「２年」の順にご紹介いたします。
ペーパーレス化などのご参考となれば幸いです。
＊2022年時点の情報に基づき作成しておりますのでご注意ください。
1. 保存期間４年以上(長期)
| 保存期間 | 書類 | 起算日 |
|---|---|---|
| 40年 | 石綿健康診断個人票 | 業務に従事しなくなった日 |
| 30年 | クロム酸等を扱う作業場の評価記録および空気中濃度の測定記録 | 作成日 |
| 〃 | 特別管理物質を扱う労働者の作業記録 | 〃 |
| 〃 | 特定化学物質健康診断個人票 | 〃 |
| 〃 | 電離放射線量の測定結果 | 〃 |
| 〃 | 緊急時電離放射線健康診断個人票 | 〃 |
| 〃 | 廃棄物焼却施設における空気中のダイオキシン類濃度測定結果 | 〃 |
| 〃 | 廃棄物焼却施設における労働者の血中ダイオキシン類濃度測定結果 | 〃 |
| 〃 | 解体対象設備の汚染物のサンプリング調査記録 | 〃 |
| ７年 | じん肺健康診断記録およびエックス線写真 | 記録作成日 |
| 〃 | 空気中の粉じん濃度の測定記録および測定結果の評価記録 | 〃 |
| 〃 | 給与所得者の源泉徴収に関する申告書類 | 申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 |
| 〃 | 源泉徴収票 | 法定申告期限 |
| ５年 | 従業員の身元保証書・誓約書 | 作成日 |
| 〃 | 各種健康診断個人票 | 〃 |
| 〃 | 長時間労働に関する面接指導の結果記録 | 〃 |
| 〃 | ストレスチェックの結果記録 | 〃 |
| 〃 | 面接指導の結果記録 | 〃 |
| ４年 | 雇用保険の被保険者に関する書類 | 従業員の退職・解雇・死亡の日 |
| 〃 | 雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿 | 〃 |
「労働協約にあたる書類 （確認書・覚書）」は、法令で永久保管が定められているわけではありませんが、会社にとって重要な書類ですので、一般的に「永久保管が妥当」と解釈されています。
2. 保存期間３年
| 分類 | 具体例 | 起算日 |
|---|---|---|
| 賃金その他重要な書類 | 賃金台帳 | 最後の記入日 |
| 〃 | 労働者名簿 | 従業員の退職・解雇・死亡の日 |
| 〃 | 賃金決定関係書類 | 〃 |
| 〃 | 昇給・減給関係書類等 | 〃 |
| 〃 | 労使協定書 | 〃 |
| 〃 | タイムカード、出勤簿 | 〃 |
| 〃 | 残業命令書、残業報告書 | 〃 |
| 雇入れ | 雇入決定関係書類 | 従業員の退職・解雇・死亡の日 |
| 〃 | 労働契約書、労働条件通知書 | 〃 |
| 〃 | 履歴書 | 〃 |
| 解雇 | 解雇決定関係書類 | 〃 |
| 〃 | 解雇予告除外認定関係書類 | 〃 |
| 〃 | 予告手当または退職手当の領収書 | 〃 |
| 退職 | 退職届 | 〃 |
| 〃 | 退職手当の領収書 | 〃 |
| 災害補償 | 診断書 | 補償終了日 |
| 〃 | 補償金支払請求書、補償金受領書 | 〃 |
| 年次有給休暇 | 年次有給休暇管理簿 | 休暇期間の満了日 |
| 労災保険 | 給付請求書、領収書 | 従業員の退職・解雇・死亡の日 |
| 〃 | 後遺障害診断書 | 〃 |
| 〃 | 死亡診断書 | 〃 |
| 〃 | 戸籍謄本 | 〃 |
| 労働保険料 | 労働保険料等納付証明書 | ― |
| 〃 | 労働保険料等算定基礎賃金等の報告 | ― |
| 〃 | 労働保険料等納入証明 | ― |
| 労働者派遣 | 派遣元管理台帳／派遣先管理台帳 | 契約終了日 |
| 労働安全衛生 | 安全委員会の議事録 | 作成日 |
| 〃 | 衛生委員会の議事録 | 〃 |
| 〃 | 安全衛生委員会の議事録 | 〃 |
| 〃 | 労働安全衛生法等で規定される機械について行う定期自主検査の記録 | 〃 |
| 雇用する労働者が 障害者だと明らかにできる書類 |
身体障害者手帳の写し | 従業員の退職・解雇・死亡の日 |
| 〃 | 療育手帳の写し | 〃 |
| 〃 | 精神障害者保健福祉手帳の写し | 〃 |
3. 保存期間２年
| 分類 | 具体例 | 起算日 |
|---|---|---|
| 雇用保険 | 雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任届 | 従業員の退職・解雇・死亡の日 |
| 〃 | 雇用保険被保険者関係届出事務等代理人解任届 | 〃 |
| 〃 | 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書 | 〃 |
| 健康保険・厚生年金保険 | 資格取得確認通知書 | 〃 |
| 〃 | 資格喪失確認通知書 | 〃 |
| 〃 | 被保険者標準報酬決定通知書 | 〃 |
| 〃 | 被保険者標準報酬改定通知書 | 〃 |